Informativa privacy di GeaPets

Chi tratta i dati

La struttura veterinaria che usa GeaPets è il Titolare del trattamento dei dati che inserisce nel gestionale: quelli dei proprietari degli animali, dei pazienti e del proprio personale. È la struttura a decidere quali dati raccogliere e perché.

Gea Servizi Srl fornisce GeaPets e tratta quei dati per conto della struttura, come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), seguendo le sue istruzioni.

Per i dati dell'account con cui entri (e-mail, password, accessi) e per i dati di fatturazione della struttura, Gea Servizi Srl è Titolare autonomo. Contatti: assistenza@geaomnia.it.

Quali dati

• Account del personale: nome, e-mail, ruolo, date e orari di accesso. La password non è leggibile da nessuno: viene conservata solo in forma cifrata.
• Scheda del personale: qualifica, numero e provincia di iscrizione all’albo, abilitazioni interne (prescrizione, magazzino, stupefacenti), turni e un PIN personale usato per firmare le operazioni più delicate.
• Proprietari degli animali: nome o ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, telefono, e-mail, canale di contatto preferito, consensi dati e note amministrative.
• Pazienti: specie, razza, sesso, età, microchip, peso, allergie e avvisi, cartella clinica con visite, diagnosi, terapie, vaccinazioni, esami, ricoveri e interventi. Sono dati sull’animale, ma collegati al suo proprietario.
• Documenti: preventivi, consensi informati e altri moduli firmati in struttura, con la firma tracciata sullo schermo, data e ora, dispositivo usato e un codice di controllo che ne garantisce l’integrità.
• Amministrazione: conti, incassi, documenti fiscali emessi dalla struttura, movimenti di magazzino e registro degli stupefacenti.
• Registro delle operazioni: chi ha fatto che cosa e quando, per sicurezza e per ricostruire eventuali errori.
• Dati di registrazione della struttura: nome della struttura, nome e cognome di chi la registra, dati di fatturazione (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC).

Perché e su quale base

• Curare gli animali e gestire il rapporto con i proprietari (agenda, cartella clinica, preventivi, conti): esecuzione del contratto tra la struttura e il proprietario.
• Tenere documenti fiscali, registri dei farmaci e degli stupefacenti e gli altri registri obbligatori: obbligo di legge a carico della struttura.
• Fornire il gestionale, far entrare solo chi è autorizzato, salvare i dati e dare assistenza: esecuzione del contratto tra la struttura e Gea Servizi.
• Proteggere gli accessi e ricostruire le operazioni in caso di errore o abuso: legittimo interesse alla sicurezza del servizio.

GeaPets non usa i dati per pubblicità, non li vende e non crea profili delle persone. Nessuna decisione viene presa in modo automatico.

Che cosa oggi GeaPets non fa

In questa versione il gestionale non invia messaggi ai proprietari (WhatsApp, SMS, e-mail o notifiche), non trasmette dati alla Ricetta Elettronica Veterinaria, al Sistema Tessera Sanitaria o al Sistema di Interscambio, non gestisce pagamenti online e non usa funzioni di intelligenza artificiale. Non ci sono app o pagine riservate ai proprietari.

Il gestionale può preparare il testo di un messaggio (per esempio il promemoria di un appuntamento) con il nome del proprietario e dell’animale: è il personale della struttura a inviarlo, dal proprio WhatsApp e al numero che il proprietario ha lasciato. GeaPets non lo spedisce e non ne conserva copia.

Quando una di queste funzioni verrà attivata, questa informativa sarà aggiornata prima, con i nuovi dati trattati e i nuovi fornitori.

Chi può vederli

Il personale della struttura, ciascuno secondo il ruolo che il titolare gli ha assegnato. Ogni struttura vede solo i propri dati: l’archivio di una struttura non è accessibile alle altre.

Il personale di Gea Servizi Srl addetto all'assistenza tecnica, solo quando serve a risolvere un problema segnalato o a garantire il funzionamento del servizio.

I fornitori tecnici che fanno funzionare il servizio: Supabase (archivio dei dati e gestione degli accessi, comprese le e-mail di conferma dell’indirizzo e di cambio password) e Vercel (pubblicazione dell’app). Possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo, sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Verifica in due passaggi

È facoltativa e si attiva dall'area personale di GeaOmnia. Se la attivi, a ogni accesso registriamo il dispositivo da cui entri (identificativo casuale del browser, tipo di dispositivo e browser, indirizzo IP, data e ora), solo per verificare che sia davvero tu quando chiedi all'assistenza di recuperare l'accesso. I dispositivi vengono cancellati quando la disattivi.

Per quanto tempo

Per tutta la durata del rapporto tra la struttura e Gea Servizi. È la struttura, come Titolare, a stabilire per quanto conservare cartelle cliniche e anagrafiche e a rispettare i termini di legge: dieci anni per i documenti contabili e fiscali, due anni dall’ultima registrazione per il registro degli stupefacenti.

Alla chiusura del rapporto la struttura può esportare i propri dati; poi vengono cancellati o resi anonimi, salvo quelli che la legge impone di conservare più a lungo.

Cookie e dati salvati nel browser

GeaPets non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi o pubblicità di terzi.

Nel browser vengono salvati solo dati tecnici, necessari al funzionamento: la sessione di accesso, le tue preferenze (tema chiaro o scuro, disposizione della pagina iniziale, avvisi già letti) e la scelta fatta nel riquadro dei cookie. Se in quel riquadro accetti anche quelli facoltativi, il gestionale tiene sul tuo dispositivo una traccia tecnica degli ultimi errori, utile all’assistenza: non viene inviata a terzi. Tutti questi dati restano sul tuo dispositivo e si cancellano uscendo dal gestionale o svuotando i dati del browser.

Sicurezza

I dati viaggiano sempre cifrati tra il tuo dispositivo e l’archivio. Si entra solo con le proprie credenziali, con la possibilità di aggiungere la verifica in due passaggi. Ogni modifica è attribuita a chi l’ha fatta.

Se una violazione dovesse riguardare i dati di una struttura, Gea Servizi la informa senza ritardo, perché possa valutare gli obblighi di notifica previsti dalla legge.

I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti e riceverne una copia (artt. 15-22 del Regolamento UE 2016/679).

Se sei cliente o collaboratore di una struttura veterinaria, rivolgi la richiesta alla struttura stessa: è chi decide sui tuoi dati, e noi collaboriamo perché ti risponda. Per i dati del tuo account e per quelli di fatturazione scrivi a assistenza@geaomnia.it.

Puoi sempre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).