Comunicazioni in una ASD: uscire dai gruppi WhatsApp

Che cosa va storto nei gruppi

Le difficoltà sono sempre le stesse:

• l’avviso importante scivola via sotto decine di risposte;
• chi entra dopo non vede che cosa è stato detto prima;
• non sai chi ha letto e chi no;
• documenti e moduli si perdono fra le foto;
• i numeri di telefono di tutti, anche dei genitori, sono visibili a tutti.

Separare tre cose diverse

Dentro un gruppo finiscono mescolate tre comunicazioni che hanno bisogni diversi. I comunicati ufficiali devono restare e si devono poter ritrovare. Il calendario deve essere uno solo e sempre aggiornato. La chiacchiera fra compagni può restare dov’è.

Togliere dal gruppo le prime due è già metà del lavoro.

Un calendario unico

Allenamenti, partite ed eventi stanno in un solo posto, che tutti consultano dal telefono. Quando un orario cambia si corregge lì, e nessuno deve risalire i messaggi per capire quale fosse l’ultima versione.

Comunicati per destinatario

Un avviso per una squadra non deve arrivare alle altre, e uno per tutta la società non va copiato in otto gruppi. Scrivere una volta e scegliere a chi mandarlo riduce gli errori e il rumore.

Come fare il passaggio

Non serve chiudere i gruppi. Basta una regola detta con chiarezza a inizio stagione: comunicati, calendario e documenti si trovano in un posto solo; la chat resta per il resto. Le prime settimane, a chi chiede nel gruppo si risponde con il rimando.