Excel o gestionale? Quando un foglio non basta più

Cinque segnali che il foglio non basta più

Se ne riconosci due o tre, è il momento di guardarsi intorno:

• esistono più copie dello stesso file e nessuno sa quale sia quella giusta;
• solo una persona sa come è fatto, e quando manca il lavoro si ferma;
• gli stessi dati vengono scritti due volte, per esempio in agenda e in cassa;
• per rispondere a una domanda semplice, come «quanto ho incassato questo mese?», serve mezz’ora;
• dal telefono non si riesce a usarlo.

Quando Excel va ancora bene

Se lavori da solo, hai pochi clienti ricorrenti e il foglio lo apri una volta al giorno, un gestionale può essere un costo in più. Vale lo stesso per i calcoli occasionali: un preventivo particolare o un’analisi fatta una volta l’anno stanno benissimo in un foglio.

Che cosa cambia con un gestionale

Il dato si scrive una volta e si ritrova ovunque: l’appuntamento chiuso diventa incasso, il prodotto venduto scala dal magazzino. Più persone lavorano sugli stessi dati nello stesso momento, ognuna con ciò che le serve.

Il rovescio è che un gestionale ti chiede di lavorare in un certo modo. Per questo conta sceglierne uno costruito sul tuo mestiere, e non adattare il tuo lavoro a un programma generico.

Come passare senza fermare l’attività

Il passaggio fa meno paura se lo fai a pezzi:

• usa la prova gratuita con i dati veri di una settimana, non con dati finti;
• parti da una sola area, di solito l’agenda, e aggiungi il resto dopo;
• tieni il vecchio foglio in sola lettura per un mese, come archivio;
• chiedi al fornitore se può importare l’elenco dei clienti che hai già.